如何确保自己完整传达语意、不被误解?

台达电人资长陈启祯认为,相较面对面沟通,纯文字讯息较易有疏离感、产生误会,「应该学习结构性对话」。每一封工作讯息,要具备以下要素:描述情境或任务,采取行动及预期结果,透过完整描述,让对方迅速理解。

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钟文雄提醒,文字叙述最好有来龙去脉。例如:客户来信,希望报价更优惠,如果只回:「抱歉,无法接受您的要求。」会感觉不近人情,缺少温度。因此,最好能多加解释,例如,可说明曾协助接洽哪些部门、答覆为何、后续做法等,「让客户知道你尽力了,展现沟通诚意。」送出讯息前,则务必从头到尾念出自己写的内容,确保讯息叙述无误,且传递出的情绪合乎预期。甚至,连怎么用标点符号都得斟酌。例如,短句子加上句号,会使你的陈述更确定,但也可能带来威严感、或让人误以为心情不悦。

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旅游服务商KKday 营销长黄昭瑛则补充,通讯软体的「收回」功能很方便,工作常遇到年轻人传送成串讯息后,又默默收回。她提醒,传出讯息后频繁收回,会让人有草率之感,印象不佳。

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